Velhovision vinkkejä toimistorutiineihin

Velhovision vinkkejä toimistorutiineihin

Vaikkei toimialasi olisi välttämättä kovin digitaalinen, joudut varmasti usein tietokoneelle haluasi kyselemättä. Vilkaise koostamamme toimistorutiinivinkit ja poimi käyttöösi, jos joku tuntuu kokeilemisen arvoiselta? Osa alla olevista on meillä itsellä käytössä päivittäin, osa taas sellaisia, mitä aikojen saatossa olemme päätyneet vinkkailemaan asiakkaille.

Työajanseuranta

Kuvassa (suurenee klikkaamalla) näkymä yhden oman päivämme ajankäytöstä yhden henkilön osalta. Vihreä kuvastaa on asiakastöiden määrää, loput ovat sellaista sekalaista taustatyötä. Eli kuvassa vähän huonommin organisoitu päivä, mutta sekin on hyvä, että tiedostaa tämän : )

Toggle

Teetkö yrityksessäsi työajan seurantaa? Itse en aikanaan tehnyt (paitsi tietysti ontuvia exceleitä tuntilaskutettavista töistä), mutta kun törmäsin Toggleen, silmäni avautuivat ainakin sen osalta, kuinka paljon taustatöihin menee työaikaa. Nyt työelämä on helpompaa ja voin pyrkiä tehostamaan ajankäyttöä painottumaan enemmän asiakastöihin.

Kun työaikaa seurataan, se auttaa tarkkailemaan onko tarjoukset oikein laskettu. Se myös auttaa hinnoittelussa, kun voit perustaa omat laskelmat mutu-tunteen sijaan tarkkaan dataan. Itsellä työajanseuranta myös kirittää. Asetan mielessäni ajan, missä ajassa tietty työtehtävä olisi hyvä hoitaa ja on hyvin palkitsevaa, mikäli aikatavoitteen onnistuu alittaa.’

Työkalun maksuttomalla versiolla pärjää pitkälle. Suosittelen siis Toggl-työajan seurantaa ihan kaikille toimialasta riippumatta (sen saa myös kännykkään) ja ihan yritystoiminnan ensimetreistä alkaen.

Tehtävien hallinta

Kuvassa (suurenee klikkaamalla) demonäkymä tyypillisistä erilaisista yritysten työtehtävistä, joita voi näppärästi siirrellä eri palstoihin. Mikään ei unohdu ja työnmäärä on visuaalisesti hahmotettavissa yhdellä näkymällä.

Trello

Saammeko esitellä erinomaisen stressinhallinnan työkalun? Meilläkin töitä tekevät useammatkin käsiparit ja työtehtävien koordinointi pitää hoitaa jollain tavalla. Aiemmin tämä meillä hoidettiin Google Drivessä elävänä työlistana, mutta koska työvaiheiden statukset elävät koko ajan, oltaisiin lähes tarvittu lähes oma henkilö pitämään yllä työlistaa : )

Työnkulussa on tyypillistä, että tilanne elää koko ajan. Meiliin kilahtaa viesti, joka pitää käsitellä. Asiakkaalle lähetettyyn tarjoukseen kysytään lisätietoja. Pitäisi hoitaa vuokranmaksu. Ja some-postaus ja ja ja niin edespäin…

Meidän työelämän organisoinnin pelasti Trello. Keksittiin, että YHTÄ Trello-taulua voi käyttää koko yrityksen työtehtävien koordinointiin. Työtehtävät ovat kuin pikkuisia Post it -lappuja, joita voi siirrellä eri henkilöille mieleiseen järjestykseen. Nämä Post it -laput myös avautuvat, ja niille voi koota yhteen paikkaan kaiken tehtävässä tarvittavan materiaalin. Työkalun maksuttomalla versiolla pärjää pitkälle.

Ja lisää enemmän tai vähemmän näppäriä apulaisia…

WhatsApp koneelle asennettuna

Kun WhatsApp on koneellasi, voit kirjoittaa nopeasti näppäimistöltä ja tykittää kuvakaappauksia. Olemme iloisia, että yhä useampi asiakkaammekin on löytänyt viestintään WhatsAppin, sillä sen kautta tehtävä kommunikaatio on mielestäni kevyempää kuin meiliviestittely tai puhelu. Monesti myös moni pulma ollaan saatu ratkeamaan, kun otetaan WhatsApp videopuhelu, missä on voitu näyttää toistemme tietokoneruutuja.

www.web.whatsapp.com

Aikaa säästävä taloushallintaohjelma

Olimme pitkään haaveilleet sellaisesta taloushallintaohjelmasta, mikä kommunikoisi pankkitilien kanssa ja ottaisi huomioon myös ostot. Ohjelman käyttömaksut ovat meidän käytössämme 40 € / kk ja on takuulla joka euron arvoinen. Tarvitsimme ohjelman käyttöönotossa ulkopuolista apua, mistä kiitokset tamperelaiselle FinProma Oy:lle, joka auttaa mielellään myös sinun yritystäsi, mikäli olet ohjelmaan siirtymisestä kiinnostunut.

www.netvisor.fi

Ilmainen laskutusohjelma aloittavalle yritykselle

Tämä oli meillä vuosia aiemmin käytössä. Käytön kustannukset muodostuivat vain sähköisestä laskutuksesta eli ohjelma sopii hyvin sellaisille yrittäjille, jotka eivät tarvitse laskutusohjelmalta mitään erikoista.

www.mezo.fi

Tekstin oikolukija

Oletko sinä huomannut, että yrityksesi kaikki kirjoitettu sisältö kannattaa pyöräyttää aina Wordissä tarkistettavana? Meillä ei ole aiemmin käynyt mielessäkään : ) Voi sitä oikoluvun määrää ja silti välillä aina jotain pientä kirotusvirhettä päätyi kiireen takia somepostaukseen tai webbileiskaan tai tarjoukseen. Mutta nyt pyöräytämme aina sisällöt Wordiin oikoluettavaksi, niin se bongaa ainakin pahimpien kirjoitusvirheiden lisäksi myös kielioppivirheet, ontuvat ilmaisut ja vaikkapa ylimääräiset välilyönnit.

Officen Word : )

Some-kuvien teko-ohjelma

Vapise kuukausimaksullinen Canva! Välillä markkinoinnissa törmää tilanteisiin, kun asiakkaan pitää itse pystyä rajaamaan tiettyyn kokoon ja siihen täytyy pystyä kirjoittamaan. Tähän tarpeeseen auttaa melkein joka koneelta löytyvä PowerPoint: sen sivupohjan voi määrittää esimerkiksi some-käyttöön ihanteelliseen neliön kokoon, siihen voi sijoittaa kuvan, minkä päälle voi kirjoittaa tekstieditorilla ja tallentaa jpegiksi.

Officen Powerpoint

Ilmaisia kuvapankkeja

Jos tarvitset yrityksellesi kuvia, älä missään nimessä käytä Googlen kuvahakua, sillä silloin syyllistyt tekijänoikeusrikkomuksiin. Totta kai kuvia kannattaa mieluummin ostaa tai kuvauttaa ammattilaisella, mutta jos budjettisi ei tällaiseen taivu, luvallisia ilmaisia kuvapankkeja ovat esimerkiksi:

www.pixabay.com
www.pexel.com
www.unsplash.com

Google Fonts

Yhteneväinen yritysilme antaa viimeistellyn ja ammattimaisen kuvan yrityksestäsi. Google Fontsin tekstifontit ovat ihanteelliset siksi, että sillä saa yrityksen nettisivut ja vaikkapa kirjalliset dokumentit samanlaisiksi fonteiltaan, koska fontit voi ladata omalle koneelle ja asentaa. Näin ne ovat käytettävissä esimerkiksi Wordissä, kun teet tarjouksia tai muuta yrityksen viestintää.

www.fonts.google.com

Webhotelli WordPress-sivuille

Jos nettisivut hitailee, niin ensiaskel ensiavuksi on laadukkaaseen kotisivutilaan siirtyminen. Itse huomaan aina käytännön työssä, mikäli asiakkaalla on laadukas WordPress-optimoitu kotisivutila – sivut vaan latautuvat nopeammin. Hyviä ovat kokemuksemme mukaan myös esimerkiksi WP-Palvelun ja Zonerin kotisivutila.

www.hostingpalvelu.fi

Lisää kirjoituksia

Mikä Velhovisio?

Olemme osaava ja helposti lähestyttävä mainostoimisto Tampereen kainalossa Ylöjärvellä. Loihdimme mainioita kotisivuja ja teemme näppärästi digimainontaa sekä näyttäviä mainosmateriaaleja – aina hyvällä fiiliksellä ja henkilökohtaisesti palvellen.

Saisimmeko olla yrityksellenne avuksi?
Jäämme innolla odottamaan yhteydenottoanne!

Velhovisio mainostoimisto Ylöjärvi ja koko suomi – aina osaavaa ja henkilökohtaista palvelua!